Miután tisztázta, hogy a három féle meghívólevél közül (személyes meghívólevél, hivatalos meghívólevél, külföldi meghívólevél) milyen típusára van éppen szüksége, akkor a következő lépés az, hogy felkeresi a megfelelő szervezőt vagy intézményt, ahol az eseményt tartják. Az intézménytől kérjen információt arról, hogy milyen módon és hova kell a meghívólevél igénylését beadni. Általában az intézmények honlapján találhatóak az ehhez szükséges űrlapok, amelyek kitöltésével lehet igényelni a meghívólevelet.
A meghívólevél szintén fontos dokumentum lehet, ha külföldi állampolgárok kívánnak hivatalosan látogatást tenni Magyarországon. Ez a dokumentum bizonyítja, hogy a meghívó fél hivatalosan meghívta a külföldi állampolgárt Magyarországra, és megerősíti a látogatás célját és időtartamát.
A meghívólevél általában a meghívó fél által írott és aláírt levél, amelyben részletesen leírják a látogatás célját és időtartamát. Ez a levél általában az illetékes hatóságokhoz kerül benyújtásra, és biztosítja, hogy a külföldi állampolgár hivatalosan beléphessen az országba.
A letelepedési engedély és a meghívólevél szükségessége nem csak a külföldi állampolgárok számára fontos, hanem az ország számára is. Az illetékes hatóságok ellenőrzik a kérelmezők személyes és pénzügyi helyzetét, mely hatással lesz a meghívólevél kérelmének elbírálásánál.